Retos de la automatización para empresas, empleados y gestores de personas

El 60 % de los profesionales de RRHH considera la IA y la automatización como su mayor prioridad estratégica para los próximos dos años. Así lo señalaba este mes de febrero el estudio “The State of the HR landscape in 2025” de la plataforma Avature. Este revelaba, asimismo, cómo el 74 % de las empresas encuestadas ya estaba utilizando o tenía planes de incorporar soluciones de IA, entre ellas, herramientas inteligentes para la identificación de candidatos potenciales para roles específicos (61 %), IA generativa (56 %) y chatbots (48 %). Entre aquellas que ya habían implementado estas tecnologías, el 42 % confesaba haber logrado incrementar su productividad, mientras que el 27 % reconocía seguir incrementando su impacto.

Del estudio de Avature también se desprende que las áreas de RRHH han evolucionado de ser meros centros administrativos a convertirse en socios estratégicos clave dentro de las organizaciones. De hecho, el 71 % de los participantes reconoció dirigir o participar activamente en la planificación de la fuerza laboral, algo estrechamente relacionado con el enfoque basado en datos que se ha ido adoptando progresivamente y que, en su caso, les permite fundamentar sus propuestas en esos datos y proporcionar una orientación estratégica e informada al área ejecutiva. No en vano, el 61 % de los encuestados destacaron el mayor uso de datos –posible gracias a tecnologías como el big data o el people analytics– como uno de los cambios más relevantes en la industria, y el 63 % consideró que utilizar datos para tomar decisiones informadas será un factor clave para conseguir el éxito en el futuro.

Transformación de la función de RRHH

En palabras de Francisco José César, responsable de la Unidad de Preventa de Grupo Castilla, la tecnología en RRHH no solo optimiza procesos, “sino que también transforma la función de RRHH en un socio estratégico del negocio, mejorando la experiencia de los empleados y fortaleciendo la competitividad empresarial”. Preguntado acerca de las herramientas que gozan de una mayor aceptación y adopción por parte de las áreas de RRHH en la actualidad, cita aquellas herramientas SaaS integrales y modulares, que operen bajo la filosofía de dato único, lo que implica, apunta, “que desde el módulo de reclutamiento y selección se envíen los datos de la persona para el alta en nóminas, se desencadene automáticamente el proceso de firma digital de la documentación, se refleje en el sistema de gestión del tiempo, se habilite y comunique el acceso al portal de la persona empleada, a la plataforma de aprendizaje y se desencadene una evaluación de inicio tras determinados días de la fecha del alta”. En todo este despliegue, prosigue, se valora “la capacidad de personalización y parametrización del sistema para que se adapte a los procedimientos específicos de cada organización, y no al revés”, pero también que las herramientas ofrezcan una interfaz accesible e intuitiva para la plantilla, “mejorando así su experiencia de usuario y fomentando la adopción de la tecnología”. César también destaca cómo la adopción de este tipo de tecnologías ha ido creciendo con el tiempo. Y, lo más importante, se ha ido democratizando entre las compañías de distinto tamaño y naturaleza: “Aunque las grandes compañías y las tecnológicas fueron pioneras, la nube y el modelo SaaS han democratizado el acceso a soluciones estándares para muchas pymes, que incluso pueden optar a ayudas públicas destinadas a este fin.” El responsable de Grupo Castilla también vaticina cómo la inminente obligatoriedad del registro digital de la jornada laboral “actuará como un catalizador para que muchas empresas adopten sistemas de gestión de RRHH más completos, que ofrecerán beneficios más allá del simple control horario”.

Gestión analítica del dato

Miguel Donet, Pre-Sales manager HCM de Talentia, secunda la tendencia al alza en el uso de este tipo de herramientas por parte de un perfil de empresas cada vez más heterogéneas. “Cada vez más, todo tipo de organización necesita de la analítica del dato debido no solo a las demandas internas, sino a la creciente legislación que obliga a llevar un control mayor del dato”, afirma. Si tuviera que puntualizar algo, sería que “a menor tamaño, las empresas se valen de herramientas de análisis de datos corporativas y, conforme tienen mayor tamaño, buscan soluciones propias para el departamento de RRHH”.

Y es que, subraya Donet, la gestión analítica del dato “siempre ha sido muy importante, pero en los últimos años se ha vuelto absolutamente indispensable por muchos motivos”. Algunos ejemplos, señala, van desde la sostenibilidad, en el sentido de compañías alineadas con las políticas ESG “y que necesitan del dato para los informes de sostenibilidad, entre otros”, a la directiva sobre brecha salarial de género y transparencia salarial, que necesita de la analítica de datos “tanto para el análisis de la situación actual como la simulación para adecuar las políticas de las empresas”. Más allá de ejemplos relacionados con estos aspectos, incide el Pre-Sales manager HCM de Talentia, las analíticas de datos “ayudan a la gestión del compromiso del talento mediante profundos estudios con variables holísticas que permiten tomar las decisiones adecuadas en los momentos adecuados”.

Las empresas necesitan automatizar procesos clave para que los responsables de RRHH puedan poner el foco en tareas de mayor valor añadido que redunden en el crecimiento global de la compañía. Para Victoria Miravall, Product Strategy director en Wolters Kluwer Tax & Accounting Europe South Region, la base de estas herramientas la encontramos en el cálculo de las nóminas, “para el cual es vital contar con un proveedor tecnológico experto y especializado en el cambio legal y permanentemente actualizado a los continuos cambios normativos”. A partir de aquí, señala, “las posibilidades de mejorar y optimizar el día a día de las áreas de RRHH son casi infinitas, gracias a la flexibilidad, escalabilidad y conectividad que actualmente proporcionan las soluciones cloud”.

Desde esta perspectiva, la Product Strategy director de Wolters Kluwer destaca la adopción de soluciones de registro horario y gestión del tiempo, o el análisis del dato, que, en su opinión, “cobra también cada vez mayor relevancia en RRHH, con metodologías como people analytics, que permite tomar decisiones respaldadas por indicadores objetivos, lo que mejora la productividad, la eficiencia operativa y la retención del talento”. Y es que, asegura Miravall, el uso de herramientas de software para la gestión de los Recursos Humanos “aporta beneficios tanto para los responsables del área laboral o de RRHH como para las organizaciones y los propios trabajadores”.

La IA y la automatización son los principales retos de los departamentos de RRHH en estos momentos

El soporte humano, fundamental

Para Bárbara Gómez, directora de Operaciones de ADP Iberia, Recursos Humanos es un escenario muy dinámico. Por eso, en su opinión, “es necesario que las empresas mejoren sus procesos con herramientas HCM (Gestión del Capital Humano) para ofrecer un mejor servicio tanto interno como externo”. Y es que, apunta, debido a la aparición de nuevos formatos laborales como, por ejemplo, el auge del teletrabajo, “la tecnología se ha vuelto clave para mantener el nivel de compromiso y productividad en las empresas”. Lo importante en el uso de la tecnología, matiza, “es saber adaptarla a las necesidades de cada empresa”, porque, prosigue, “no es lo mismo una pyme sin sedes en el extranjero que una multinacional con más de 20.000 empleados”. Para salvar los posibles escollos en la implementación y optimización de todas estas herramientas, en ADP ayudan a sus clientes a conocer tanto la tecnología como “las regulaciones locales, ya que cada país posee sus propias reglas, normativas, sistemas bancarios y requisitos en materia de conformidad”.

“En ADP creemos que es necesario contar con una solución de Gestión del Capital Humano unificada, alojada en la nube, que integre otras aplicaciones para compartir datos de los empleados (nómina, gestión del tiempo, formación, procesos de selección, etc. y que, además, sea accesible desde cualquier dispositivo y en cualquier momento”, subraya la directora de Operaciones de la firma en Iberia, quien puntualiza que, para hacer un uso inteligente de la tecnología, “es esencial que se complemente con el soporte y la experiencia de un equipo humano, ya que la intervención humana asegura que se aborden adecuadamente las situaciones complejas, manteniendo así un equilibrio entre la eficiencia tecnológica y la calidad en la gestión de recursos humanos”.

La falta de tiempo, enemigo a batir

Si hablamos de la compra como tal de un software como Personio, uno de los grandes problemas para Javier García, especialista en Implementación de la firma, “es la falta de apoyo por parte de las ejecutivas para la incorporación de los mismos a su porfolio de herramientas”. Si hablamos del proceso de implementación en sí, García avanza que hay de todo y que depende mucho del cliente, pero el freno principal “y común a todos es la falta de tiempo”. Y es que, explica, “en el 99 % de las ocasiones los encargados de llevar a cabo la implementación tienen que sacar tiempo de su ya de por sí apretada agenda para hacer las tareas que esta conlleva, y que no son pocas”. Un tercer problema, en palabras de García, es la brecha generacional: “Hay personas que por su edad y/o falta de formación tecnológica se enfrentan no solo al uso de una herramienta nueva, sino que supone un cambio de 180º en cuanto a forma de pensar, al uso de tecnologías… incluso pasando de lo analógico a lo digital”. Con ellas, apunta, “hay que tener un poquito de paciencia extra y acompañarlas mucho más, pero el resultado es siempre positivo”.

Como proveedores de este tipo de servicios, a la hora de revertir la situación, el especialista en Implementación de Personio, subraya que deben trabajar “como un reloj suizo, todos a una y con procesos perfectamente encajados y alineados”, además de ofrecer un “acompañamiento total” durante todo el tiempo que el cliente está con ellos, lo que implicará a perfiles como los captadores o SDR, ejecutivos de cuentas, especialistas en implementación, gestores de cuentas y equipo de producto, entre otros. Si se ciñe específicamente al equipo de implementación, García apunta que se convierten “en los guardianes, siempre atentos a que la configuración sea eficaz y rápida, pero, sobre todo, de calidad”. También en psicólogos, “pues entendemos el estrés que genera el proceso y la presión a la que se enfrentan muchas veces”. Además, prosigue, “nos aseguramos de que, una vez terminada la configuración, los clientes se sientan cómodos con la herramienta y que saquen el máximo partido de ella”.

Transformación del employee journey

Otro de los elementos que ha evolucionado a raíz de la digitalización y la automatización de procesos en las áreas de RRHH es el employee journey. Tal como apunta Marcelo Dos Reis, CEO de Grupo SPEC, “hoy en día, contamos con herramientas que permiten optimizar cada etapa de la experiencia del empleado, desde su incorporación hasta su desarrollo profesional”. Dos Reis pone como ejemplo el onboarding digitalizado y apunta que “antes, los nuevos empleados debían pasar por procesos largos y burocráticos y, ahora, con plataformas especializadas, pueden gestionar su documentación de manera autónoma, acceder a formaciones y sentirse integrados en la empresa desde el primer día.” Otro aspecto clave es la evaluación de desempeño basada en datos y es que, señala, las herramientas actuales “permiten hacer un seguimiento continuo del rendimiento de los empleados, ofreciendo feedback en tiempo real y asegurando que cada persona reciba la orientación necesaria para su crecimiento profesional”.

La gestión del tiempo y control de accesos ha cambiado, asimismo, por completo. En palabras del CEO de Grupo SPEC, los empleados pueden registrar su jornada laboral, solicitar vacaciones o gestionar sus horarios “de manera sencilla y sin procesos administrativos engorrosos, lo que les da más flexibilidad y autonomía, y repercute en una mayor satisfacción laboral”. Este también cita la importancia de las plataformas de comunicación interna, y es que, apunta, “un equipo bien conectado trabaja mejor, y estas herramientas fomentan la colaboración, la transparencia y el engagement dentro de la organización”. La correlación entre automatización de procesos y compromiso, de hecho, está respaldada al menos por tres estudios citados por Dos Reis. Uno es de Gallup y señala cómo las empresas con procesos digitalizados y herramientas automatizadas en RRHH tienen un 17 % más de empleados comprometidos con su organización; el segundo es de Forbes y apunta cómo el 82 % de los empleados considera que contar con herramientas digitales modernas facilita su trabajo y mejora su experiencia dentro de la empresa; y el último, de Deloitte, afirma que las empresas que implementan tecnología para la gestión del talento tienen un 33 % más de probabilidades de retener a sus empleados a largo plazo.

Revalorización del employer branding

Marc Altimiras, VP South Europe de Cornerstone, también hace alusión a cómo la automatización y la IA están redefiniendo la experiencia de los empleados en el entorno laboral. Así, apunta, “su impacto positivo en el engagement, la retención y el sentido de pertenencia refuerza la importancia de adoptar soluciones tecnológicas avanzadas para optimizar la gestión del talento y consolidar una cultura organizacional más sólida y alineada con las necesidades del futuro del trabajo”. Así lo corrobora, asimismo, el Informe de Predicciones para 2025 de Cornerstone, que revela datos como que las organizaciones que han implementado soluciones basadas en IA y automatización han registrado un aumento del 20 % en el engagement de sus equipos o que las empresas que han adoptado modelos de trabajo híbridos y flexibles han reportado un aumento del 30 % en la satisfacción y retención de empleados en comparación con aquellas que siguen estructuras tradicionales, entre otros.

Altimiras también subraya cómo la implementación de software de Recursos Humanos contribuye directamente a la mejora del employer branding, “ya que refuerza la imagen de la empresa como un empleador moderno, innovador y centrado en el bienestar de sus empleados”. Las compañías que invierten en plataformas digitales de gestión del talento son percibidas como más atractivas por los candidatos, lo que, en su opinión, “facilita la captación de profesionales altamente cualificados”. Además, prosigue el VP South Europe de Cornerstone, estas herramientas “permiten una mayor autonomía para los empleados al proporcionar acceso directo a la gestión de su desarrollo profesional, evaluaciones de desempeño y solicitudes administrativas sin necesidad de intermediarios.” Por último, apunta Altimiras, la flexibilidad laboral también se ve favorecida con soluciones “que permiten el trabajo híbrido o remoto, gestión de horarios personalizable y aprendizaje en línea adaptado a la disponibilidad de cada trabajador”.

La tecnología ha conseguido transformar la aportación de RRHH, convirtiéndolo en un verdadero socio del negocio

Eliminación de sesgos

La digitalización de los procesos seguirá siendo, sin duda, un reto en este 2025. La flexibilidad y la personalización también serán fundamentales a la hora de ofrecer a cada empleado una propuesta de valor como empleador que responda a sus necesidades y expectativas, así como en la implementación de planes de diversidad e inclusión que garanticen una igualdad de oportunidades real. Preguntado por cómo pueden alinearse la automatización de tareas y la implementación de planes de diversidad e inclusión, Adolfo Pellicer, Country manager Spain and Portugal de Workday, comenta que la automatización puede contribuir “a eliminar sesgos en procesos como la selección de personal y la evaluación del rendimiento, promoviendo una mayor equidad y diversidad dentro de la organización”. No obstante, matiza, “es fundamental garantizar que los algoritmos utilizados sean justos y transparentes para evitar la perpetuación de la discriminación”. De hecho, señala, “la IA ética es clave para Workday a la hora de garantizar la equidad, la inclusión, la transparencia y la confianza en sus soluciones basadas en IA, protegiendo tanto a sus clientes como su propia reputación y fomentando una innovación responsable”. Pellicer destaca también cómo la automatización “plantea importantes desafíos éticos, como la protección de la privacidad de los datos personales, la garantía de transparencia en la toma de decisiones algorítmicas y la prevención de sesgos en los sistemas automatizados”. Para el Country manager Spain and Portugal de Workday, “es crucial implementar medidas que aseguren la equidad y la responsabilidad en el uso de estas tecnologías, así como que los líderes de Recursos Humanos, junto con otros responsables empresariales, impulsen la implementación de la IA garantizando la calidad de los datos y la responsabilidad en su uso”.

Entorno de trabajo más ágil y conectado

Para Daniel López, director de la Unidad de Negocio HCM de Cegid en Iberia, la automatización de tareas es un elemento imprescindible puesto que, “además de optimizar la operativa, transforma la manera en que las organizaciones abordan cualquier desafío”. En el ámbito de la digitalización, apunta, “permite integrar sistemas y datos fácilmente, permitiendo la transición hacia un entorno de trabajo más ágil y conectado que habilita una toma de decisiones más informada y rápida”. En lo que respecta a la flexibilidad y la personalización, López subraya cómo la automatización “permite ofrecer experiencias adaptadas a las necesidades individuales”. Y para muestra, el software de gestión de talento Cegid Talentsoft, que, afirma, “permite realizar un análisis exhaustivo de cada colaborador y personalizar los beneficios, formación y áreas de mejora, aumentando la satisfacción y el compromiso del colaborador”.

En este marco y, aunque López cita como uno de los grandes retos de la automatización “aquellos sesgos potenciales en los algoritmos que pueden llevar a resultados inesperados o cuestionables desde un punto de vista ético”, para él, el mayor desafío viene dado por la resistencia al cambio dentro de las organizaciones. “La transición hacia métodos automatizados representa un cambio radical respecto a los procesos manuales, lo que, en sectores de RRHH más tradicionales, puede producir rechazo al dejar en manos de la tecnología tareas que, hasta ahora, no se habría considerado que una máquina pudiera (o debiera) hacer”, afirma. Sin embargo, en palabras del director de la unidad de Negocio HCM de Cegid en Iberia, el objetivo es que estas máquinas “den apoyo al equipo de RRHH en la gestión de su carga laboral, mejorando la personalización de los resultados y permitiendo una atención más individualizada del empleado, en lugar de limitarse a tareas repetitivas”

Más allá de la optimización de procesos

Josep Capell, CEO de CEINSA, comienza su intervención apuntando que la automatización “se diseña e implementa por personas y, en ese sentido, la cualificación y expertise de los profesionales es clave para el éxito”. Una vez apuntado esto, señala como “importantes desafíos” a tener en cuenta desde la regulación y cumplimiento normativo, “en tanto que la transparencia salarial y la protección de datos son, entre otros, aspectos clave que requieren que los algoritmos sean seguros, auditables y cumplan con la legislación vigente”, a la ética en la gestión del talento, “puesto que la tecnología debe ser un complemento en la toma de decisiones, no un sustituto del criterio humano”.

También la democratización del acceso a la tecnología, puesto que, señala, “no todas las empresas cuentan con los mismos recursos para invertir en digitalización”, y la adaptación al cambio y la flexibilidad organizativa, ya que, destaca, “la transformación digital requiere que las empresas adopten un enfoque flexible en la gestión del talento. La automatización debe permitir a las organizaciones reaccionar rápidamente ante cambios en el mercado laboral y en las propias expectativas que tienen los empleados”.

Para el CEO de CEINSA, la digitalización de Recursos Humanos “debe ir más allá de la simple optimización de procesos y servir para mejorar la experiencia del empleado y fortalecer el papel estratégico de los equipos de gestión de personas”. La clave, prosigue, está “en encontrar el equilibrio entre tecnología y gestión humana, asegurando que la automatización ayude a tomar mejores decisiones y a construir organizaciones más justas, flexibles y alineadas con los objetivos del negocio”. Y es que, concluye, “al final, no se trata solo de gestionar procesos, sino de potenciar personas”.

Armonización de procesos e información

En Exide, la digitalización y automatización de tareas dentro del área de RRHH se remonta oficialmente a 2008. “Aunque, localmente, en cada país en los que operábamos disponíamos de programas enfocados principalmente a la gestión de las nóminas, no fue hasta el año 2008 cuando finalizamos la unificación de los sistemas de RRHH a nivel global”, señala Miguel Duque, Group Senior manager, HR Systems & People Analytics de la firma. Este recuerda como “fue un gran esfuerzo de armonización de procesos y de información cuyo resultado final fue la implantación de este software global que gestionaba la plantilla de Exide, reduciendo carga administrativa, creando estructuras globales y facilitando el acceso, compartición y análisis de la información”. Desde entonces, la compañía ha continuado el proceso de digitalización incorporando nuevas herramientas como la gestión de la evaluación del desempeño, los procesos de talento, la gamificación y, más recientemente, la gestión de los procesos de reclutamiento incluyendo los portales para la publicación de candidaturas internas y externas. Actualmente, Exide también trabaja en la unificación de los procesos de formación y en la gestión de las plataformas de gamificación para la formación en habilidades, de ciberseguridad o de sostenibilidad, entre otras, que son independientes.

Al tratarse de una empresa con más de 100 años de trayectoria y donde los procesos de RRHH como la contratación, el desempeño, etc. están, en palabras de Duque, “muy consolidados en todos los niveles de la organización”, introducir nuevas herramientas y, por ende, nuevas formas de trabajar, “conlleva una resistencia inicial tanto interna, dentro de nuestro equipo de RRHH, como del resto de la organización”. Y es que, apunta, “incorporar una nueva herramienta que no se adapta al 100 % al proceso original nos obliga no solo a cambiar la forma de trabajar, sino a adaptar el propio proceso interno”. En el caso de Exide, explica Duque, esta resistencia al cambio se ha intentado vencer “con pedagogía, es decir, comunicación, formación continua y procesos de acompañamiento y soporte, de manera que los nuevos usuarios no se sientan solos ante un nuevo desafío”. Se trata, matiza, “de un esfuerzo de toda la compañía, liderado en este caso por RRHH”.

Garantizar la protección de la información

Duque también hace hincapié en el tipo de información que maneja el área. “Nuestros equipos trabajan con datos que son altamente confidenciales y asegurar la protección de la información es un esfuerzo continuo que nos limita en ocasiones la implantación de nuevas aplicaciones”, apunta. Y es que, destaca, “si no nos aportan garantías, optamos por no incorporarlas”. Un último hándicap, en su opinión, son las nuevas herramientas que surgen a diario para gestionar algún proceso de RRHH. Herramientas, señala, “que verdaderamente nos resultarían útiles, pero que nos hacen toparnos con un proceso de implantación y con una integración prácticamente imposible que requirieren la creación de interfaces intermedias por parte de nuestros departamentos de Sistemas y de datos que simplemente no se pueden integrar en otras aplicaciones”.

Como empresa de ingeniería e innovación, en GMV llevan la digitalización en su ADN. Aunque algunas áreas ya contaban con procesos automatizados y ya habían implantado algunas soluciones, realmente fue en 2019 cuando la compañía dio un paso decisivo hacia la digitalización global. Tal como apunta Pablo Durán, su Digital HR Transformation partner, “este proceso comenzó en el equipo de People y se extendió a toda la organización, con el objetivo de optimizar la gestión de personas, impulsar la eficiencia y aportar una visión más estratégica basada en datos”. A lo largo de dicho despliegue, apunta Durán, la ciberseguridad y protección de datos también fueron aspectos críticos, “ya que nuestros sistemas deben de cumplir con estrictos estándares de seguridad que validen su seguridad, y superar auditorías periódicas, dada la sensibilidad de la información gestionada”.

El toque humano sigue siendo imprescindible en los procesos de gestión de personas, aunque la tecnología los agilice y contribuya a empoderar a los profesionales

Promover la cultura del dato

GMV cuenta con una solución SaaS que les ha permitido centralizar todo el ciclo de vida del empleado en una única plataforma. Paralelamente, han integrado una estrategia transversal de people analytics y se utilizan herramientas avanzadas de visualización y análisis de datos, junto con técnicas de machine learning e Inteligencia Artificial, chatbots para responder a preguntas estratégicas clave con mayor precisión y rapidez. En el ámbito del análisis de datos, tal como apunta la head of Advanced Analytics de la compañía, Cristina Cezón, “es fundamental enfocar el trabajo en la identificación de acciones de mejora y en la medición del impacto de las políticas implementadas, asegurando que contribuyan al cumplimiento de los objetivos establecidos”. En este sentido, prosigue Cezón, el principal hándicap ha sido “promover la cultura del dato en la organización, así como una la toma de decisiones basadas en información objetiva en lugar de intuiciones o prácticas tradicionales” Otro reto significativo, añade, “ha sido garantizar la calidad de los datos y superar la dificultad de acceder a datos históricos, lo que puede afectar la precisión del análisis y la generación de insights estratégicos”.

“En GMV entendemos la tecnología como una herramienta que facilita la toma de decisiones, pero la última palabra siempre debe ser de las personas, combinando datos con el juicio humano”, subraya Pablo Durán. Para la compañía, prosigue, “la tecnología no es solo eficiencia, sino una vía para hacer un mundo mejor, y aplicamos este enfoque en cada solución que desarrollamos”. La firma trabaja, asimismo, con el equipo de Compliance en todos los proyectos para garantizar que las decisiones tecnológicas respeten principios éticos y normativos, minimizando riesgos. “En el caso de la IA, adoptamos un enfoque prudente, asegurando siempre un equilibrio entre innovación y responsabilidad”, añade el Digital HR Transformation partner.

Tecnología, ni buena ni mala

En TotalEnergies actualmente están trabajando en varios proyectos piloto para ser más ágiles en el desarrollo del talento utilizando la IA, para resolver consultas recurrentes con la ayuda de chatbots, y realizar la automatización de flujos con Power Automate y Power Apps, por ejemplo. La directora de Personas y Cultura de la firma, Carmen Coto, reconoce que, en el ámbito de la formación, están “muy contentos con las posibilidades que ofrece la gamificación, que nos permite proporcionar experiencias diferentes para adquirir conocimientos y habilidades”. Destaca, asimismo, el uso de la tecnología “para facilitar la escucha proactiva de las necesidades de los empleados”. En todo este despliegue, en opinión de Coto, el principal reto “es estar preparados para ser capaces de aprovechar esas ventajas que nos ofrecen estas aplicaciones y mantener la capacidad y la energía necesarias para el aprendizaje continuo”, algo que intentan garantizar a través de la aplicación de planes de reskilling y con un despliegue de la tecnología acompasada con las capacidades de los equipos.

Respecto a las implicaciones éticas y emocionales de todas estas aplicaciones, Coto subraya que “la tecnología no es mala o buena en sí misma, sino que depende del uso que se haga ella”. En este sentido, puntualiza, “se trata de concienciar de la aplicación de buenas prácticas en esta materia, compartiendo experiencias, al tiempo que se cuenta con equipos que valoren los riesgos y establezcan las normas necesarias para asegurar el uso correcto y adecuado de la tecnología”. Es por ello, prosigue, que “los equipos de Ética y Compliance juegan un papel fundamental en este sentido con sus labores de difusión y asesoramiento”.

Potenciación de la inteligencia colectiva

“El entorno de trabajo y las herramientas que tenemos a nuestra disposición facilitan el trabajo de las personas”, señala Coto, para quien, gracias a ellas, se dispone “de más tiempo para pensar y buscar nuevas formas de innovar en servicios o nuevos productos”. A su vez, las herramientas colaborativas, que han crecido exponencialmente estos últimos años, “potencian la inteligencia colectiva y permiten que los equipos sean más eficientes”. Todo este abanico de ventajas no está exento de retos. El que para Coto es el más importante es “asegurar que las personas adopten el uso de la tecnología como una ventaja y no como una amenaza, ya que dicha tecnología va a cambiar la forma de trabajar para mejor, aunque, quizás, las funciones o tareas sean otras nuevas y diferentes”.

En VASS, el punto de inflexión en lo que a digitalización de procesos se refiere tuvo lugar en 2020, cuando decidieron comenzar a digitalizar y automatizar la mayoría de los procesos del employee journey. “Esto no solo ha mejorado la eficiencia operativa, sino que también está elevando la experiencia del empleado”, señala Paula Rodrigo, directora People & Talent Iberia de la compañía, quien lleva más de una década liderando la transformación digital en la gestión del talento en la firma. Desde entonces, la compañía ha ido integrando diversas tecnologías en la gestión del talento, con ejemplos como IA y chatbot. En ese sentido, apunta Rodrigo, “uno de los proyectos más gratificantes fue la creación de Minerva, nuestra primera asistente virtual de RRHH, lanzada en 2020 en plena pandemia, cuyo objetivo fue resolver dudas frecuentes de los empleados y liberar al equipo de Talento de tareas operativas, permitiéndonos centrarnos en el acompañamiento personalizado, algo especialmente necesario en aquel momento”. VASS también ha integrado la gamificación en procesos de onboarding y en formaciones obligatorias o la IA en procesos de selección. La IA la ha combinado, asimismo, con machine learning en otro de sus proyectos estrella. “Hace cuatro años, incorporamos la IA aplicada al machine learning en nuestra plataforma de formación online accesible para toda la plantilla y, gracias a esta tecnología, cada persona recibe recomendaciones formativas personalizadas en función de sus intereses, sus aprendizajes previos y su puesto, alineando su desarrollo con las necesidades del negocio”, subraya Rodrigo.

Redefinición de roles

La directora de People & Talent Iberia de VASS tiene claro que la transformación digital “no es solo una cuestión de tecnología, sino de personas, y ahí es donde hemos encontrado los mayores desafíos”. Señala algunos como la resistencia al cambio, la necesidad de asegurar la eficiencia y el control en los nuevos procesos, o la garantía de la que la tecnología elegida sea la adecuada, pero también la redefinición de roles y transversalidad. Y es que, antes, señala, “nuestras funciones estaban muy delimitadas y especializadas, y con la digitalización, las hicimos más transversales, permitiéndonos dar mayor soporte entre equipos”. En el proceso de onboarding, explica Rodrigo, “automatizamos muchas tareas operativas, lo que nos permitió reasignar esfuerzos a acciones de mayor impacto, como el acompañamiento personalizado a los nuevos empleados en su primer día, cuando, antes, dedicábamos gran parte del tiempo a dar de alta sus datos personales en las distintas herramientas corporativas, convirtiendo su primer día en un trámite administrativo”. Rodrigo también hace referencia a cómo ha cambiado la forma en la se trabaja a raíz de la digitalización y automatización de tareas en RRHH. “Hoy en día, la digitalización nos permite ser más flexibles, trabajar desde cualquier parte y colaborar de manera mucho más eficiente gracias a las herramientas corporativas que se encuentran en la nube y que es lo que en VASS hemos llamado SmartWorking, nuestro nuevo modelo de trabajo híbrido más conciliador, tecnológico y flexible”. La compañía ha digitalizado procesos clave como selección, onboarding o formación, lo que les ha permitido “eliminar barreras geográficas y atraer talento de todo el mundo sin importar dónde se encuentre”. Además, las herramientas de autogestión han dado más autonomía a los empleados, permitiéndoles gestionar sus beneficios, formación y crecimiento profesional de forma más sencilla. “Desde el punto de vista del negocio, esto nos ha permitido ser más ágiles y adaptarnos más rápido a los cambios del mercado y es que, en un mundo donde la transformación digital avanza a gran velocidad, contar con procesos eficientes y herramientas innovadoras es clave para seguir creciendo”, sentencia Rodrigo.

Transparencia, comunicación y capacitación

El área de Personas de SEUR inició la digitalización de tareas hace tiempo, aunque ha cobrado velocidad y es más visible desde hace cinco años. En este tiempo, el área ha incorporado distintos softwares, “dependiendo del proceso”, apunta la responsable de Talento de la firma, Esperanza Núñez, quien destaca la introducción de people analytics, chatbots con IA generativa para el reclutamiento y selección, gamificación aplicada a la formación y el machine learning. “Estamos en continua evolución en cuanto a la implementación de nuevas tecnologías que nos permitan ser más competitivos, ágiles y estratégicos para el negocio”, destaca Núñez.

Algunos de los desafíos que ha planteado este despliegue, confiesa Núñez, están relacionados “con la necesidad de controlar y contrastar la delegación de tareas a la IA para evitar sesgos y asegurar la transparencia en procesos críticos como la selección y promoción de talento”. Desafíos, a su vez, que han superado, afirma, “dotando de transparencia la toma de decisiones a través de la IA, lo que ha permitido minimizar la resistencia al cambio que en ocasiones conllevan estos procesos, y comunicando y capacitando a los empleados para ayudarles a comprender los beneficios de la digitalización y a utilizar las nuevas herramientas, algo clave para el éxito de la automatización de tareas”.

“La digitalización ha transformado la forma en que se gestionan los recursos humanos, lo que a su vez ha impactado en el negocio en su conjunto”, señala la responsable de Talento de SEUR. Y es que, como subraya: “Las empresas podemos tomar decisiones más basadas en datos de una forma más ágil y precisa, hacer predicciones, mejorar la productividad y atraer y fidelizar a los mejores talentos”. La propuesta de valor para el empleado es otro de los elementos que se ha visto fortalecido a raíz de la digitalización, en tanto que esta permite ofrecer “una experiencia más personalizada y transparente”. Y no solo eso, puesto que, como concluye Núñez, las herramientas digitales han facilitado la comunicación, el reconocimiento y el desarrollo profesional, lo que a su vez impacta en el engagement y en la mejora del clima laboral.